Các hàm thường dùng khi học excel kế toán, kiểm toán

Excel là phần mềm được sử dụng rất phổ biến trong công việc kế toán, kiểm toán của các doanh nghiệp. Trong bài viết sau đây, Daynghebinhduong xin chia sẻ đến các bạn một số hàm thường dùng khi học excel kế toán, kiểm toán.

1, Hàn tính tổng ( Sumproduct, Sumif, Sumifs)

a. Hàm Sumproduct

Công dụng: Nhân các thành phần tương ứng trong các mảng đã cho và trả về tổng của các tích số này.
Cú pháp: = SUMPRODUCT(mảng 1,mảng 2, …,mảng n)

Lưu ý:

Các đối số mảng phải có cùng kích thước. Nếu không, hàm SUMPRODUCT trả về giá trị lỗi #VALUE!. Hàm SUMPRODUCT coi các mục của mảng không có dạng số là số không.

Ví dụ: Tổng VAT = 1,000,000 *5% + 2,000,000*10% + 3,000,000 *15%

b. Hàm Sumif

Cú pháp: =SUMIF(Vùng điều kiện,Điều kiện,Vùng tính tổng)
Công dụng: Tính tổng các ô có giá trị số trong vùng tính tổng mà có ô tương ứng cùng một hàng thuộc vùng điều kiện thỏa điều kiện đặt ra. Điều kiện phải được miêu tả dưới dạng chuỗi (đặt điều kiện trong “dấu ngoặc kép”) và bắt đầu bởi các toán tử >,>=,<,<=,=,<>.

Lưu ý:

Nếu vùng điều kiện trùng với vùng tính tổng, chúng ta chỉ không cần phải nhập vùng tính tổng vào công thức. Khi đó, cú pháp của hàm SUMIF sẽ trở thành như sau: Cú pháp: =SUMIF(Vùng điều kiện,Điều kiện). Ví dụ: tính tổng doanh số khách hàng doanh thu trên 1 tỷ.

c. Hàm Sumifs

Cú pháp: =SUMIFS(Vùng tính tổng, vùng điều kiện 1, điều kiện 1, vùng điều kiện n, điều kiện n)
Công dụng: Tính tổng theo 1 hoặc nhiều điều kiện

Lưu ý: Sumifs có nhiều ưu điểm hơn Sumif: trả về vùng dữ liệu sum khi làm truy soát, (Ctrl+[), thao tác trên cùng một worksheet.

2, Hàm dò tìm (VLOOKUP, HLOOKUP)

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.

Cú pháp: =Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]). Nghĩa là Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).

Các tham số:

Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm.
Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối.
Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh.
Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về.

Ngược lại với hàm VLOOKUP là hàm HLOOKUP (Horizontal lookup), tức là dò tìm theo chiều ngang.

Ví dụ: hlookup = 100 & vlookup = 100

3, Hàm sử lý chuỗi (LEFT, RIGHT, MID, LEN, TRIM)

a. Hàm MID()

Cú pháp: =MID(Chuỗi,Vị trí bắt đầu,[Số ký tự])
Công dụng: Hàm Mid() dùng để lấy ra n ký tự của chuỗi (Text) từ ngay vị trí bắt đầu được chỉ định

Giải thích:

Chuỗi: Là chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần lấy ra.
Vị trí bắt đầu: Vị trí bắt đầu để lấy n ký tự từ trong chuỗi đã cho
Số ký tự: Là số ký tự muốn lấy ra từ ngay vị trí bắt đầu của Chuỗi đã cho.

Ví dụ: =Mid(“Excel thuc hanh kiem toan”,7,9) = thuc hanh

Hàm Mid() sẽ lấy ra 9 ký tự từ vị trí bắt đầu là số 7 (chữ t) của chuỗi “Excel thuc hanh kiem toan”.

b. Hàm LEN()

Cú pháp: =LEN(Chuỗi)
Công dụng: Hàm Len() dùng để đếm chiều dài (số ký tự) của chuỗi (Text)

Giải thích: Chuỗi: Là chuỗi văn bản có chứa các ký tự cần đếm tổng chiều dài bao nhiêu ký tự.

Ví dụ:

=Len(“ZaloPay”) = 7
Hàm Len() sẽ đếm tổng số ký tự của chuỗi “ZaloPay”.

c. Hàm LEFT()

Công dụng: để lấy ra ký tự bên trái chuỗi

Ví dụ: =Left(“ZALOPAY”,4)=ZALO

d. Hàm MID

Cú pháp: =MID(chuỗi,số ký tự bắt đầu, tổng số ký tự muốn lấy)
Công dụng: lấy các ký tự nằm giữa chuỗi

Ví dụ: =MID(“2018/05/19”,6,2) sẽ trả kết quả là 05

e. Hàm TRIM

Cú pháp: =TRIM(chuỗi ký tự)
Công dụng: Loại bỏ các khoảng trắng thừa trong chuỗi.

Ví dụ: =TRIM(“ Zalo Pay ”) sẽ cho kết quả là ZaloPay.

4, Hàm điều kiện (IF, IFERROR)

a. Hàm IF

Cú Pháp: IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
Công dụng: Nếu như “điều kiện” đúng thì kết quả hàm trả về là “giá trị 1”, ngược lại trả về “giá trị 2”.

b. Hàm IFERROR

Cú pháp: = IFERROR(giá trị, giá trị nếu lỗi)
Công dụng: Nếu biểu thức giá trị không tạo ra một lỗi, IFERROR() trả về kết quả của biểu thức; còn nếu không, nó sẽ trả về giá trị nếu lỗi (là chuỗi rỗng hoặc một thông báo lỗi).

c. Kết hợp IFERROR và VLOOKUP

=IFERROR(VLOOKUP(giá trị tìm,vùng tìm 1,số cột tìm 1,0),VLOOKUP(giá trị tìm,vùng tìm 2,số cột tìm 2,0)

5, Hàm đếm dữ liệu (COUNT, COUNTA, COUNTIF)

a. Hàm COUNT

Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2, …)
Chức năng: Hàm này dùng để đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy

Với các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.

b. Hàm COUNTA

Cú pháp: =COUNTA(Value1, Value2, …)
Công dụng: Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.

c. Hàm COUNTIF

Cú pháp: =COUNTIF(Range, Criteria)
Công dụng: Hàm này có chức năng đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số theo một điều kiện cho trước.